1. Introducción.
Conforme con lo establecido en el art. 15 de la Constitución Política de Colombia el cual establece: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.”.
En concordancia con lo establecido en la ley 1581 de 2012, reglamentado por el Decreto 1377 DE 2015, Decreto 1074 de 2015, adicionado por el Decreto 255 del 2022, S&J FULL SERVICES S.A.S., identificada con Nit. 814000064-4, cuyo domicilio principal es el Municipio de Orito – Putumayo, en el afán de garantizar y proteger los derechos fundamentales de los trabajadores y en general, de las diferentes personas que suministran datos personales a la empresa, adopta la presente política de datos personales, que se regula con las normas mencionadas con anterioridad y demás normas concordantes que regulan la materia.
2. Objetivo.
La presente política tiene como objetivo principal informar a las personas en general el derecho fundamental que tienen a que la información de carácter personal que sea suministrada a S&J FULL SERVICES S.A.S., sea tratada conforme con los lineamientos establecidos en la normatividad vigente.
Además, dar a conocer los lineamientos establecidos por la empresa a los titulares de la información para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y rectificación de información, que reposa bajo la custodia de la empresa.
3. Responsable del tratamiento de datos personales.
S&J FULL SERVICES S.A.S., identificada con Nit. 814000064-4, cuyo domicilio principal es KM 0.7 ZONA INDUSTRIAL VIA ECOPETROL Municipio de Orito – Putumayo, correo electrónico: sjfs@sjfs.com.co.
Por lo anterior, S&J FULL SERVICES S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales, delega el tratamiento de los datos personales en el área de Calidad, quien será la encargada de dar cumplimiento a la presente política, así mismo será responsable de atender Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias elevadas por los titulares y/o quien estén legitimados para ello, conforme con lo establecido en la ley 1581 de 2012.
4. Definición de las palabras claves.
En el desarrollo de la presente política se utilizarán los conceptos claves que a continuación se relacionan y se deberán interpretar conforme con las definiciones de la ley 1581 de 2012, acá trascritas:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Habeas Data: Derecho fundamental que dispone que todas las personas tienen derecho a la intimidad personal, al buen nombre, a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en los diferentes bancos de datos y en los archivos de entidades públicas y privadas (Sentencia T – 238 de 2018).
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. Datos sensibles.
De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, se considera dato sensible aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por lo cual estos, solo podrán ser utilizados por S&J FULL SERVICES S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, en los casos previamente autorizados por la ley o cuando repose autorización escrita del titular de la información.
6. Derechos de los titulares de la información.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a S&J FULL SERVICES S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a S&J FULL SERVICES S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por S&J FULL SERVICES S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento S&J FULL SERVICES S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Autorización del Titular.
De manera previa, el titular de la información deberá suministrar de manera escrita consentimiento para el tratamiento de datos personales, de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios.
De igual forma, el titular podrá revocar la autorización en cualquier momento, mediante presentación de reclamo, sin embargo, la misma no produce efectos mientras subsista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
8. Excepciones a la autorización de tratamiento de datos personales.
No será necesaria la autorización referida con anterioridad en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
9.Deberes del responsable del tratamiento de datos personales.
S&J FULL SERVICES S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales deberá cumplir los siguientes deberes, conforme con lo establecido en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, sin perjuicio de lo establecido en las demás normas concordantes que regulen la materia:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Actualizar la información, atendiendo las novedades suministradas por los titulares respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
f) Rectificar la información cuando sea incorrecta.
g) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política o en su defecto en los términos establecidos en la ley 1581 de 2012;
h) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Finalidad que se le dará a la información y procedimientos establecidos para las consultas, reclamos y solicitud de supresión.
10.1. Finalidad de la información.
S&J FULL SERVICES S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales utilizara la información suministrada por los titulares, exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política, especialmente para el cumplimiento del objeto social.
